Alternatief voor ScanSys (2026): wanneer je het nodig hebt en wanneer niet

ScanSys matcht diep, controleert op fraude, koppelt op ruim zestig systemen en draait ook on-premise. Waar het ophoudt, welke alternatieven er zijn, en wanneer je gewoon blijft.

ScanSys, met ImageCapture als product, is een van de degelijkere Nederlandse leveranciers in deze categorie, en op twee punten loopt het duidelijk voor.

Het eerste is de matching. Facturen worden gematcht tegen de inkooporder én de ontvangst in je ERP, dus een echte 3-way match, en volledig matchende facturen worden automatisch goedgekeurd via wat zij een Systeemakkoord noemen. Ze matchen daarnaast ook inkooporderbevestigingen: prijzen, leverdata en aantallen van de bevestiging worden vergeleken met de openstaande order, en na goedkeuring wordt de order bijgewerkt. Dat laatste doen weinig partijen, en het vangt een probleem vóórdat er een factuur is.

Het tweede is bereik. Op hun koppelingenpagina staan er ruim zestig, en zij tellen er zelf zevenenzestig. Naast Exact Globe, Exact Online Premium en Exact Financials ook AFAS, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NAV en AX, Odoo, Visma Net en AccountView, plus een lange rij Nederlandse branche-ERP's: Syntess Atrium, ISAH, Ridder iQ, ECI Trimergo, Prodin, Construsteel, Exact Online Bouw, Aareon REMS en Pinewood DMS.

Dat is meer dan een lijstje. Wie op een branche-ERP zit, heeft in deze markt maar weinig keus, en ScanSys is vaak de enige partij die er fatsoenlijk op aansluit. Verder komen documenten centraal binnen via mail, PDF, scan, UBL en Peppol, er zit stevige fraudecontrole in inclusief IBAN-verificatie, en het draait zowel in de cloud als on-premise.

Wie een alternatief zoekt, doet dat meestal om een van drie redenen.

Het Systeemakkoord dekt de perfecte factuur

Volledig matchende facturen gaan automatisch door. Dat werkt, en het is precies waarvoor het gebouwd is.

Maar de facturen die tijd kosten, matchen niet volledig. Een prijsverschil van een paar cent per stuk. Een deellevering waarvan de rest volgende maand komt. Een leverancier die het PO-nummer nét anders noteert. Een toeslag die niet op de order stond. Een factuur die over vier orderregels is verdeeld terwijl er drie zijn ontvangen.

Die vallen buiten het Systeemakkoord, en wat er dan gebeurt beschrijft ScanSys zelf helder: "Afwijkingen worden direct gesignaleerd", "Bij afwijkingen zet het systeem deze automatisch in een gestroomlijnde workflow", en "Toegewezen fiatteurs ontvangen automatisch meldingen."

Signaleren, doorzetten, melden. Dat is netjes gedaan en het is sneller dan zelf zoeken. Maar het uitzoekwerk zelf, waarom het verschil er is en wat eraan moet gebeuren, blijft bij een mens.

Daarom zegt het percentage dat automatisch doorgaat weinig over de uren die overblijven. Wij vragen bij Claridy in elk gesprek met een team dat van ScanSys komt niet naar dat percentage, maar naar het omgekeerde: hoeveel facturen krijgen geen systeemakkoord, en hoeveel tijd kost er één? Dat getal maal dat aantal is je werkelijke last, en het staat in geen enkele demo.

Het houdt op bij de factuur

Wat buiten beeld blijft, is het werk eromheen.

De facturenmailbox, waar de leverancier vraagt of factuur 24019 al betaald is, waar een creditnota wordt beloofd en waar iemand uitlegt waarom er minder is geleverd. Het contact met die leverancier over een verschil. En het afletteren van de bank.

Dat laatste wordt weleens verward met de fraudecontrole. De IBAN-verificatie van ScanSys controleert of het rekeningnummer op de factuur bij deze leverancier hoort, en dat is een sterke functie tegen factuurfraude. Het is alleen iets anders dan afletteren, namelijk het toewijzen van bankmutaties aan openstaande posten. Dat blijft in je boekhouding gebeuren.

De verwerking herhaalt, ze leert niet

In de documentatie van ScanSys staat dat het systeem patronen herkent om het aantal handmatige ingrepen in boekingsvoorstellen te verminderen. Wat er niet staat beschreven, is een systeem dat beter wordt van de correcties die jouw team aanbrengt in de codering.

De test die wij hiervoor gebruiken is één vraag: corrigeert je team een boeking, komt diezelfde correctie dan volgende maand terug? Is het antwoord ja, dan is het werk verplaatst van typen naar controleren, en controleren is niet sneller.

Dat is geen oordeel over ScanSys. Het is de grens van een categorie: scan-en-herkensoftware automatiseert het lezen, het matchen en het klaarzetten volgens jouw regels, en wat overblijft is het werk dat oordeel vraagt.

Welke past bij welke situatie

De beste alternatieven voor ScanSys

Claridy: het alternatief uit een andere categorie

Claridy (generatie 3: de intelligente actielaag), met dezelfde maat gemeten.

Claridy is een intelligente laag boven op je bestaande systemen. Het draait op Exact Online, NetSuite en Microsoft Dynamics 365, leest daaruit en schrijft ernaartoe. Je boekhouding blijft dus staan waar hij staat en er komt geen tweede administratie bij, wat ook betekent dat je ermee kunt stoppen: zet je het uit, dan staat je administratie er precies zo bij als ervoor.

Het verschil zit precies bij reden 1, dus bij de facturen die géén systeemakkoord krijgen. Waar ScanSys die signaleert en in een workflow zet, wordt de taak bij Claridy eerst aangemaakt voor de agent. Die rekent door: eenheden omrekenen, cumulatief bijhouden wat er per orderregel al gefactureerd is, en de leverancier die het PO-nummer nét anders noteert wordt alsnog gematcht. Het verschil wordt uitgezocht en, binnen jouw regels, afgehandeld, inclusief de mail naar de leverancier met het verschil erbij. Pas als dat niet lukt komt het bij je team, met het voorwerk gedaan.

Prijs: € 499 per maand vast, 3-way matching € 250 per maand extra, geen prijs per factuur, per document of per gebruiker, maandelijks opzegbaar.¹

Waar het stopt, en dat zijn twee harde grenzen. Geen on-premise. En drie ERP's tegenover de ruim zestig van ScanSys: zit je op een branche-ERP, dan kunnen wij je niet helpen en blijft ScanSys de betere keuze.

Claridy in het kort

Vergelijkingstabel

Functies en prijzen gecontroleerd op de eigen sites van de leveranciers op 2026-08-13. ScanSys en Continia publiceren geen prijslijst.

Meer context over de drie generaties techniek en alle leveranciers: de vergelijkingsgids factuurverwerkingssoftware. Wat Claridy met de inkoopfactuur doet staat op Procure to Pay, de prijs op de prijzenpagina.

Wanneer je gewoon bij ScanSys blijft

Vaker dan bij de meeste partijen in deze vergelijking, en om drie redenen die geen van alle met techniek te maken hebben.

Je ERP. Zit je op Syntess Atrium, ISAH, Ridder iQ, Trimergo, Construsteel, Aareon REMS of een van de andere branchesystemen op hun lijst, dan is de vraag niet welke factuurverwerking beter is, maar welke er überhaupt op aansluit. Vaak is dat er één. Wij zijn dat niet.

On-premise. Is dat een harde eis vanuit beleid of vanuit je moederbedrijf, dan valt vrijwel deze hele markt af en ScanSys niet.

De fraudecontrole en de orderbevestigingen. IBAN-verificatie tegen factuurfraude is een echte functie met een echt risico erachter. En het matchen van inkooporderbevestigingen vangt afwijkingen voordat er een factuur is, wat de meeste partijen simpelweg niet doen.

Een alternatief loont pas als de facturen die géén systeemakkoord krijgen structureel uren kosten, en je op Exact Online, NetSuite of Microsoft Dynamics 365 zit.

Veelgestelde vragen

Functies en prijzen gecontroleerd op de eigen sites van de leveranciers, 2026-08-13. Laatst gecontroleerd: 2026-08.