Privacybeleid van CLARIDY

1. Inleiding

Claridy B.V. ("Claridy", "wij", "ons" of "onze") biedt een AI-gestuurd accounts payable automatiseringsplatform dat factuurverwerking, matching en goedkeuringsworkflows stroomlijnt voor financiële teams in het middensegment.

Wij respecteren uw privacy en zetten ons in voor de bescherming van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere toepasselijke Nederlandse en Europese wetgeving inzake gegevensbescherming.

In de meeste gevallen treden wij op als verwerker namens onze zakelijke klanten die het Claridy-platform gebruiken. In bepaalde gevallen — zoals wanneer u onze website bezoekt, een demo aanvraagt of rechtstreeks met ons communiceert — treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke. Dit beleid beschrijft beide rollen.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

3. Categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen

3.1 Gegevens die u rechtstreeks verstrekt

• Accountregistratie: Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel en telefoonnummer bij het aanmaken van een account of het aanvragen van een demo.
• Communicatie: Alle informatie die u verstrekt wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, formulieren of chat, inclusief supportverzoeken.
• Factuur- en financiële gegevens: Facturen, creditnota's en gerelateerde documenten die via het platform worden verwerkt, inclusief leveranciersnamen, bedragen, btw-details en betalingsgegevens.
• Medewerkeridentificatoren: Namen en e-mailadressen van medewerkers die zijn aangewezen als goedkeurders of gebruikers binnen het platform van een klant.

3.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

• Websitegebruik: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, bezochte pagina's en verwijzingsbronnen via analytics-tools.
• Cookies: Functionele, analytische en (met toestemming) marketingcookies. Zie sectie 9 voor details.
• API-logs: Technische logs van API-aanroepen voor prestatiemonitoring en foutopsporing, inclusief timestamps, verzoekmetadata en responsstatuscodes.

3.3 Gegevens verwerkt namens klanten

Wanneer onze zakelijke klanten het Claridy-platform gebruiken om facturen te verwerken, treden wij op als verwerker. De persoonsgegevens in die facturen (zoals namen van contactpersonen, e-mailadressen of medewerkergegevens) worden uitsluitend verwerkt op instructie van de klant en in overeenstemming met onze verwerkersovereenkomst.

4. Rechtsgronden en doeleinden

5. Subverwerkers

Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens niet aan derden. Gegevens worden uitsluitend gedeeld met subverwerkers voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening en onder passende contractuele waarborgen.

6. Internationale gegevensoverdrachten

Wanneer persoonsgegevens worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waarborgen wij een passend beschermingsniveau door middel van Standaard Contractbepalingen (SCCs) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie. Op verzoek kunnen wij een kopie verstrekken van de toepasselijke SCCs.

7. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: Bewaard voor de duur van uw account en tot 12 maanden na beëindiging, tenzij anders vereist door de wet.
• Factuurgegevens (als verwerker): Bewaard conform de instructies van de klant en de verwerkersovereenkomst, doorgaans tot 7 jaar onder Nederlands fiscaal recht.
• Websiteanalytics: Geanonimiseerde gegevens worden maximaal 26 maanden bewaard.
• Communicatiegegevens: Support- en communicatiegegevens worden bewaard tot 24 maanden na het laatste contact.

Na afloop van de bewaartermijnen worden persoonsgegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd. U kunt op elk moment verzoeken om verwijdering van uw gegevens (zie sectie 8).

8. Uw rechten onder de AVG

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: Een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Recht op rectificatie: Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens verzoeken.
• Recht op wissing: Verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn.
• Recht op beperking: Beperking van de verwerking verzoeken in bepaalde omstandigheden.
• Recht op overdraagbaarheid: Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekking van toestemming: Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via privacy@claridy.ai.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies en website tracking

• Functionele cookies: Noodzakelijk voor de werking van de website (bijv. sessie, taalvoorkeur). Geen toestemming vereist.
• Analytische cookies: Gebruikt om websitegebruik te begrijpen en de ervaring te verbeteren (bijv. Google Analytics met IP-anonimisering).
• Marketingcookies: Gebruikt voor het meten van advertentiecampagnes (bijv. Google Ads, LinkedIn). Alleen geplaatst met uw uitdrukkelijke toestemming.
• Livechat: Wanneer u zelf de chat opent, plaatst Chatwoot een kenmerk in uw browser om uw gesprek te onthouden, zodat u ons antwoord terugziet. Dit wordt pas geladen nadat u op de chatknop klikt.

Bij uw eerste bezoek aan onze website vragen wij uw toestemming voor niet-essentiële cookies via onze cookiebanner. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen.

10. Gegevensbeveiliging

• Encryptie van gegevens tijdens transport (TLS) en in opslag (AES-256).
• Rolgebaseerde toegangscontroles en het principe van minimale privileges voor alle systemen.
• Regelmatige beveiligingsaudits, penetratietests en kwetsbaarheidsscans.
• Incidentresponsplan met meldingsprocedures conform de AVG-vereisten van 72 uur.

11. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken, technologieën of wettelijke vereisten weer te geven. Materiële wijzigingen worden gecommuniceerd via e-mail of een melding op ons platform. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.