Alternatief voor Basecone (2026): wanneer je het nodig hebt en wanneer niet

Basecone was de eerste in Nederland en is nog steeds de bekendste naam op de kantoren. Voor waar het voor gebouwd is, is het prima. Wanneer je eroverheen groeit, en wat er dan past.

Basecone was er als eerste. Opgericht in 2012, en al in 2013 met een app waarmee je een bonnetje kon fotograferen en een factuur vanaf je telefoon kon goedkeuren. In 2014 overgenomen door Wolters Kluwer, daarna uitgerold in Engeland, België en Duitsland. In Nederland is het de naam die op vrijwel elk accountantskantoor bekend is, en voor een groot deel van die kantoren is het gewoon de standaardmanier waarop klanten hun stukken aanleveren.

Dat is geen kleinigheid. Een deel van waarom software werkt, is dat iedereen eromheen ermee kan werken, en daarin heeft Basecone een voorsprong die met techniek niet in te halen is.

Die app is nog steeds een van de sterkste punten, en dat wordt onderschat. Goedkeuren vanaf je telefoon met Face ID of Touch ID, plus uploaden en declaraties indienen in dezelfde omgeving. Voor een directeur die tussen twee afspraken door vier facturen moet fiatteren, is dat het verschil tussen wel en niet op tijd. Een goedkeuringsflow valt of staat bij de bereidwilligheid van de mensen die moeten goedkeuren, en daar heeft Basecone vroeg op ingezet.

Wat het is, is een intakelaag: documenten komen binnen, worden herkend, gaan langs een fiatteur en worden real-time naar je boekhouding geschreven, met een compleet boekingsvoorstel voor facturen die je vaker hebt gehad. Gekoppeld op Twinfield, Exact Online, AccountView en Xero.

Voor de klus waarvoor dat gebouwd is, is het nog steeds prima. Wie een alternatief zoekt, is meestal die klus ontgroeid, en dat gebeurt op drie manieren.

Het is gebouwd voor kostenfacturen, niet voor inkoop

Een kostenfactuur is er een waar geen bestelling tegenover staat: de telefoonrekening, de accountant, de huur, de schoonmaak. Iemand kijkt ernaar, keurt hem goed, klaar. Dat is het proces waar Basecone omheen is gebouwd, en het doet dat goed.

Zodra er inkooporders in het spel zijn, verandert de vraag. Dan gaat het niet meer over wie het goedkeurt, maar of het klopt: is dit besteld, tegen deze prijs, en is het ook geleverd?

Basecone zelf matcht niet tegen inkooporders. Wat wel bestaat, en wat in hun eigen helpcentrum staat, is een koppeling met Planergy, dat vroeger PurchaseControl heette: facturen die je in Basecone uploadt worden automatisch gekoppeld aan de order die in Planergy is aangemaakt. Twee dingen om te weten voordat je die route inslaat. Planergy is een aparte leverancier met een apart abonnement, en het is een match tegen de order, niet tegen de ontvangst.

Dat laatste verschil is groter dan het klinkt. Een match tegen alleen de order beantwoordt de vraag of je dit hebt besteld tegen deze prijs. Hij kan niet zien of het geleverd is. Bestel je honderd stuks, ontvang je er zestig en factureert de leverancier er honderd, dan klopt de factuur tegen de order en gaat hij er ongehinderd doorheen.

De intelligentie zit in het lezen, niet in het verwerken

Er wordt vaak gezegd dat er geen AI in Basecone zit. Dat klopt niet, en ze zijn er zelf duidelijk over waar hij wel zit. Op hun eigen pagina over documentherkenning staat: "Op dit moment zetten we AI in op het totaalbedrag, het subtotaal en het BTW-percentage." Corrigeer je die velden, dan wordt de herkenning daar beter van. Ze melden een stijging van de herkenning met vier procent in Nederland en zes procent in België, over ongeveer 2,4 miljoen facturen.

Dat is echte vooruitgang. Het is ook precies de plek waar bijna iedere leverancier in deze categorie zijn AI heeft gezet: in de leesstap.

Wat niet leert, is de verwerking. Welk grootboek, welke kostenplaats, welk project, wat te doen bij dit soort verschil: dat draait op posities die jij per leverancier hebt vastgelegd. Het systeem wordt beter in zien wáár het btw-bedrag staat, niet in beslissen wat er met deze factuur moet gebeuren.

De test die wij bij Claridy in elk van deze gesprekken gebruiken maakt dat verschil meteen zichtbaar: corrigeert je team iets, komt diezelfde correctie dan volgende maand terug? Gaat het over een veld dat verkeerd is uitgelezen, dan is het antwoord waarschijnlijk nee, want daar leert de herkenning van. Gaat het over de boeking zelf, over de kostenplaats of het project, dan is het antwoord ja.

En dat tweede is waar de uren zitten.

Het schaalt niet mee zodra het complexer wordt

Dit is de reden die het minst wordt genoemd en het vaakst de doorslag geeft.

Eén factuur die over meerdere inkooporders is verdeeld. Coderen op drie assen tegelijk, grootboek, kostenplaats en kostendrager, verspreid over meerdere locaties. Vier of vijf administraties met verschillende schema's. Een leveranciersfactuur die in je ERP over zeven orderregels is uitgesplitst. Een mail van de leverancier waarin staat waarom er minder is geleverd dan besteld.

Dat zijn geen randgevallen; dat is wat er gebeurt zodra je inkoop en logistiek serieus neemt. Een intakelaag is er niet voor gebouwd, en dat is geen gebrek maar een ontwerpkeuze. Het is alleen wel de plek waar je erachter komt dat je iets anders nodig hebt.

Dat is dan ook geen oordeel over Basecone. Het is de grens van een categorie die wij de eerste generatie noemen: scan-en-herkensoftware automatiseert het lezen en het klaarzetten, en wat overblijft is het werk dat oordeel vraagt.

Welke past bij welke omvang

Dit is meestal de nuttigste vraag, en hij wordt zelden zo gesteld.

Onder de circa honderd facturen per maand is er te weinig herhaling om iets van te leren, en dan is elk systeem dat leert een oplossing voor een probleem dat je niet hebt.

De beste alternatieven voor Basecone

Claridy: het alternatief uit een andere categorie

Claridy (generatie 3: de intelligente actielaag), met dezelfde maat gemeten.

Claridy is een intelligente laag boven op je bestaande systemen. Het draait op Exact Online, NetSuite en Microsoft Dynamics 365, leest daaruit en schrijft ernaartoe. Je boekhouding blijft dus staan waar hij staat en er komt geen tweede administratie bij, wat ook betekent dat je ermee kunt stoppen: zet je het uit, dan staat je administratie er precies zo bij als ervoor. Dat is het verschil tussen een laag en een lock-in, en op een pagina over overstappen is dat de vraag die je aan iedere leverancier hier zou moeten stellen.

Het verschil met de rest is te testen met één vraag: wat gebeurt er met de factuur die niet matcht? Bij alle software hierboven wordt er een taak aangemaakt voor een mens. Bij Claridy wordt die taak eerst aangemaakt voor de agent, die uitzoekt waarom het verschil er is en wat eraan moet gebeuren. Pas als dat niet lukt komt hij bij je team, met het voorwerk gedaan.

En waar de AI hierboven in de leesstap zit, zit hij hier ook in het verwerken. Waar Basecone je per leverancier laat vastleggen hoe het moet, leg je het hier één keer in gewone taal uit, inclusief je uitzonderingen, en wordt een correctie van je team zelf een regel. Verder: 3-way matching op factuurregelniveau tegen order én ontvangst, coderen op je eigen boekingshistorie, en codering op meerdere assen tegelijk.

Prijs: € 499 per maand vast, 3-way matching € 250 per maand extra, geen prijs per factuur, per document of per gebruiker, maandelijks opzegbaar.¹ Waar het stopt: onder de circa honderd facturen per maand is er te weinig herhaling om iets te leren, en dan ben je bij Basecone of TriFact365 goedkoper uit.

Claridy in het kort

Vergelijkingstabel

Eén ding valt op als je de ERP-kolom van boven naar beneden leest: deze markt is op Exact en de Nederlandse boekhoudpakketten gebouwd. Zit je op NetSuite of op Microsoft Dynamics 365, dan valt vrijwel de hele categorie af voordat je aan functies toekomt. Claridy draait op alle drie, en dat is voor een deel van de lezers van deze pagina het enige dat telt.

Functies en prijzen gecontroleerd op de eigen sites en helpcentra van de leveranciers op 2026-08-13. Basecone en WhiteVision publiceren geen prijslijst.

Meer context over de drie generaties techniek en alle leveranciers: de vergelijkingsgids factuurverwerkingssoftware. Over waarom "scan en herken" de opgeloste stap beschrijft: scan en herken. Wat Claridy met de inkoopfactuur doet staat op Procure to Pay, de prijs op de prijzenpagina.

Wanneer je gewoon bij Basecone blijft

In de meeste gevallen, eerlijk gezegd.

Ligt je administratie bij een Twinfield-kantoor, gaat het om kostenfacturen die langs een fiatteur moeten, en is je leveranciersbestand stabiel? Dan doet Basecone precies wat het moet doen, en is overstappen vooral gedoe.

Er is nog een reden om te blijven die zwaarder weegt dan mensen inschatten. Als je kantoor Basecone levert, aanlevert en ondersteunt, koop je niet alleen software maar ook een werkwijze die aan beide kanten bekend is. Dat is echte waarde, en die raak je kwijt zodra je zelf iets ernaast zet. Weeg dat mee tegen de uren die je denkt te winnen.

Een alternatief loont pas als een van de drie redenen hierboven structureel tijd kost, en meestal is dat pas het geval als er inkooporders bij komen kijken of als het aantal administraties oploopt.

Veelgestelde vragen

Functies en prijzen gecontroleerd op de eigen sites en helpcentra van de leveranciers, 2026-08-13. Laatst gecontroleerd: 2026-08.